1. Resumo da Proposta
Sistema implantado sendo utilizado pela Secretaria da Superintendência, Gabinete e Coordenação envolvidos na realização de eventos da Casa FIER. Mas com potencial para disseminação em todo o Sistema Indústria.
2. Objetivo / Finalidade
Disponibilizar um sistema de credenciamento para eventos, proporcionando maior agilidade na consulta das informações dos inscritos, otimização do controle de participantes, inteligência de dados e rapidez no processo de confirmação de presença.
3. Descrição da Solução
O projeto surgiu a partir de uma planilha utilizada para organização de participantes de eventos. Com base nessa necessidade, foi desenvolvido o sistema Hub de Credenciamento, permitindo uma gestão mais eficiente das informações dos inscritos. O sistema recebe os dados provenientes das inscrições realizadas em plataformas externas, como Google Forms e outras ferramentas de inscrição, centralizando as informações em um único ambiente. A solução permite: • Consulta rápida dos inscritos; • Pesquisa por nome ou CPF; • Visualização de dados pessoais e documentos; • Controle de confirmação de presença; • Acesso facilitado às informações dos participantes; • Maior organização das informações dos eventos; • Agilidade no credenciamento e entrada dos participantes; • Disparo de e-mails diretamente pela plataforma; • Encaminhamento de formulários, comunicados e demais informações aos participantes. Durante o evento, a equipe responsável consegue localizar rapidamente o participante pelo sistema, confirmar sua presença e liberar sua entrada de forma mais ágil do que no processo realizado anteriormente por meio de planilhas.
4. Justificativa Institucional
O sistema possui um Painel de Inteligência integrado, responsável por consolidar e analisar os dados das instituições representadas pelos participantes dos eventos. Por meio de integração via API com dados da Receita Federal, o sistema realiza o cruzamento automático das informações empresariais informadas no ato da inscrição, identificando o segmento econômico das instituições representadas pelos participantes, como indústria, comércio, serviços e outros setores. O painel também realiza o cruzamento entre os participantes inscritos e os participantes efetivamente presentes no evento, permitindo análise mais precisa dos dados de participação. Com base nessas informações, o sistema gera dashboards e indicadores estratégicos que auxiliam no acompanhamento dos eventos, análise do público participante e tomada de decisão institucional.
5. Quadro de Eficiência e Benefícios Gerados
Redução do tempo de busca por participantes; Agilidade no processo de credenciamento; Rapidez na confirmação de presença dos inscritos; Automatização da análise das instituições participantes; Otimização no envio de comunicações aos participantes.
Centralização das informações dos participantes; Melhor organização dos dados dos eventos; Facilidade de acesso às informações pelas equipes responsáveis; Geração automatizada de inteligência de dados; Automatização do envio de e-mails e formulários.
Redução do uso de planilhas manuais; Diminuição da necessidade de impressão de listas; Redução do uso de papel durante os eventos; Redução de retrabalho operacional.
Maior controle dos participantes; Redução de erros no credenciamento; Melhoria da experiência dos participantes nos eventos; Otimização da gestão de eventos institucionais; Disponibilização de dados estratégicos sobre o perfil institucional dos participantes; Apoio à tomada de decisão por meio de dashboards e indicadores; Melhor monitoramento da taxa de participação efetiva dos eventos. 5. Link para Acesso https://extranet.fier.org.br/eventos/formes/credenciar.php? 6. Anexos
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